ในยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทมากขึ้นในการทำงานแบบนี้ โปรแกรม HRM ถือเป็นอีกหนึ่งโซลูชันที่เข้ามาช่วยให้องค์กรสามารถขับเคลื่อนการบริหารบุคคลให้แม่นยำ เป็นระบบ และตอบโจทย์มากขึ้นในการทำงานยุคดิจิทัล ไม่ได้เป็นเพียงแค่เครื่องมือเก็บข้อมูล แต่ยังเป็นตัวช่วยสำคัญในการวิเคราะห์ วางแผน ประเมินผล และสร้างกลยุทธ์เกี่ยวกับการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ในองค์กรที่ต่างไปจากแบบเดิมด้วย
รู้จักโปรแกรม HRM คืออะไร?
โปรแกรม HRM (Human Resources Management) คือโปรแกรมบริหารทรัพยากรมนุษย์ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยจัดการด้านทรัพยากรมนุษย์ภายในองค์กรอย่างเป็นระบบ โดยครอบคลุมทุกด้าน ไม่ว่าจะเป็นการคัดเลือกพนักงาน การบันทึกประวัติและข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน การคิดเงินเดือน การประเมินผลงาน การพัฒนาและฝึกอบรม การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ในเชิงกลยุทธ์ เพื่อบริหารบุคลากรในองค์กรให้มีความรู้ ความสามารถ และทักษะในด้านต่าง ๆ ให้ตรงตามจุดประสงค์ที่องค์กรได้วางไว้อย่างมีระบบ และมีประสิทธิภาพในระยะยาว
7 ข้อดีของการใช้โปรแกรม HRM บริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ในยุคดิจิทัล
- ช่วยจัดเก็บและวิเคราะห์ข้อมูลพนักงาน โปรแกรม HRM ทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางข้อมูลบุคลากรที่สามารถจัดเก็บข้อมูลได้อย่างเป็นระบบ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลส่วนตัว ประวัติการทำงาน ประวัติการอบรม ผลการประเมินพนักงาน เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์เกี่ยวกับการจัดสรรทรัพยากรบุคคล เช่น การปรับโครงสร้างทีม นอกจากนี้ยังช่วยลดปัญหาข้อมูลสูญหาย หรือผิดพลาดจากการคีย์ด้วยมือ สามารถค้นหาข้อมูลย้อนหลังได้อย่างรวดเร็ว
- ช่วยลดเวลาการทำงานซ้ำซ้อน ไม่ต้องเสียเวลาค้นหาเอกสารทีละฉบับให้เสียเวลา เช่น แบบฟอร์มการลา แบบฟอร์มประเมินผล บันทึกเวลาทำงาน โดยระบบสามารถเก็บ และจัดระเบียบข้อมูลไว้ในรูปแบบดิจิทัลที่ค้นหาได้ง่าย
- ช่วยในการวางแผนกำลังคน การติดตามผลและการประเมินพนักงานแบบรายบุคคล เช่น กำหนด KPI, บันทึกประวัติการอบรม การประเมินผลงานรายปี หรือรายไตรมาส เพื่อนำไปปรับแผนพัฒนา กำหนดนโยบายส่งเสริมศักยภาพ และวางแผนกำลังคนในอนาคตได้อย่างเป็นระบบ
- ช่วยคำนวณเงินเดือนและสวัสดิการอย่างแม่นยำ โปรแกรม HRM มีฟีเจอร์คำนวณเงินเดือนแบบอัตโนมัติ โดยพิจารณาจากชั่วโมงการทำงาน การลางาน ขาดงาน สาย โอที และสวัสดิการต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง ช่วยลดความผิดพลาดในการคำนวณเงินเดือนพนักงานได้อย่างแม่นยำ
- ช่วยวางแผนการฝึกอบรมและพัฒนาบุคลากรอย่างมีประสิทธิภาพ สามารถวางแผนอบรมในเชิงกลยุทธ์ให้เชื่อมโยงกับทักษะที่ต้องการในสายงาน เพื่อให้การพัฒนาทรัพยากรบุคลากรเป็นไปตามแผนที่วางไว้ และวิเคราะห์ Gap ระหว่างทักษะที่พนักงานมีอยู่กับสิ่งที่องค์กรต้องการได้
- ช่วยเสริมสร้างวัฒนธรรมองค์กรเข้าสู่ยุคดิจิทัล เป็นเครื่องมือที่ช่วยขับเคลื่อนองค์กรไปสู่การเป็น Digital Workplace พนักงานสามารถทำงานร่วมกันผ่านระบบออนไลน์ได้ตลอดเวลา ไม่จำกัดแค่ในออฟฟิศ
- ช่วยลดต้นทุนและเพิ่มความคุ้มค่าในระยะยาว โปรแกรม HRM ถือเป็นการลงทุนที่คุ้มค่าในระยะยาว เพราะช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านเอกสาร ลดอัตราการใช้แรงงานคน ลดความเสียหายจากความผิดพลาด ลดเวลาการทำงาน และยังช่วยลดต้นทุนแฝงอื่น ๆ ได้ด้วย เช่น ค่าปรับจากข้อผิดพลาดด้านกฎหมายแรงงาน
และนี่ 7 ข้อดีของการนำโปรแกรม HRM เข้ามาใช้ในการบริหารทรัพยากรบุคคลขององค์กรแทนการจัดการบุคคลแบบเดิม เพื่อยกระดับการจัดการทรัพยากรบุคคลให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร ตอบสนองต่อนโยบายได้อย่างชัดเจน แม่นยำ และตอบโจทย์องค์กรในยุคดิจิทัล
